ASSOCIAZIONE ITALIANA RICETTIVITA' ED ACCOGLIENZA (AIRA) APS - ETS
REGOLAMENTO INTERNO
Il seguente regolamento contiene le norme attuative per la vita sociale della “Associazione Italiana Ricettività e Accoglienza (AIRA) APS-ETS”. Esso discende dallo Statuto, che rimane il riferimento normativo fondamentale, e lo integra.
Nel seguito di questo regolamento verrà usata la dicitura “Associazione” per intendere l’Ente menzionato in epigrafe.
Eventuali future modifiche potranno essere deliberate solo dal Consiglio Direttivo e saranno presentate, approvate ed eventualmente discusse dall’Assemblea dei Soci.
In ottemperanza ai principi di pubblicità previsti dal D. Lgs. 117/17, e s.m.i., questo regolamento è pubblicato sul sito internet ufficiale dell’Associazione www.airaonline.it (o così come verrà modificato e reso noto in seguito) e conservato in copia cartacea presso la sede sociale della stessa.
Art. 1
Anno Sociale
i. L’anno sociale dell’Associazione segue quello fiscale indicato nello Statuto all’art. 13 comma 4.
Art. 2
Procedura di Iscrizione all’Associazione
i. Ai fini del perfezionamento della procedura di iscrizione, l’aspirante socio dovrà attenersi alle specifiche modalità pubblicate dal Consiglio Direttivo nella home page dell’Associazione (cfr. art. 6 comma 3 Statuto).
ii. La comunica sarà data per mezzo di verbale del Consiglio Direttivo.
iii. Il Consiglio Direttivo si impegna a deliberare sulle modalità della procedura di iscrizione entro il giorno 31 gennaio di ogni anno, facendo il possibile per mantenerla invariata nel corso delle annualità sociali. Detto termine si intende naturalmente derogato nella prima annualità di vita associativa, ove l’Associazione si impegna a comunicare la procedura ed i termini di iscrizione al momento della sua costituzione.
iv. In via generale, la procedura di iscrizione all’Associazione è subordinata al pagamento, per intero, della quota associativa annuale e all’invio del modulo di iscrizione appositamente disponibile sul sito internet e/o presso la sede sociale di AIRA.
Art. 3
Riunioni del Consiglio Direttivo
i. Il Consiglio Direttivo si riunisce almeno una volta ogni sei mesi, e segue le indicazioni di carattere generale previste all’art. 11 dello Statuto.
ii. Partecipano al Consiglio Direttivo i membri del Consiglio stesso, e, senza diritto di voto, le persone estranee all’Associazione appositamente invitate in considerazione del loro ruolo professionale.
iii. Le riunioni del Consiglio Direttivo sono tenute fisicamente o anche tramite strumenti di video-conferenza, quali, inter alia, Skype o Zoom.
iv. La convocazione può essere fatta solo per iscritto, il che può avvenire anche con strumentazioni di messagistica virtuale quali e-mail o WhatsApp. Il membro del Consiglio Direttivo si intende convocato giustamente tramite talune strumentazioni digitali se egli dia conferma di avvenuta ricezione del messaggio.
v. Nel messaggio di convocazione devono essere specificati:
a) Data
b) Luogo dell’incontro, oppure strumento di video-conferenza utilizzato (in quest’ultimo caso, devono essere fornite adeguate istruzioni circa le modalità di accesso)
c) Punti all’Ordine del Giorno
vi. Della convocazione del Consiglio Direttivo se ne occupa il Segretario Nazionale.
vii. Le riunioni del Consiglio Direttivo sono presiedute dal Presidente pro tempore coadiuvato dal Segretario Nazionale. Qualora fosse assente il Presidente, la riunione verrebbe presieduta da un Rappresentante Regionale presente al consesso, autonomamente propostosi ed eletto al momento a maggioranza semplice dai membri del Consiglio Direttivo.
viii. Tutti i membri debbono partecipare alle riunioni del Consiglio Direttivo e, in caso di assenza, devono giustificarsi con anticipo. Taluni membri assenti possono fornire adeguata delega ad altro membro nei limiti imposti dallo Statuto.
ix. Nei casi di accumulo di più di tre assenze ingiustificate, anche non continuative, il membro del Consiglio Direttivo in questione sarà considerato dimissionario dal suo incarico sociale. In tal caso, il Consiglio Direttivo surroga il membro del Consiglio Direttivo dimissionario con il primo dei non eletti. Il membro dimissionario dal Consiglio Direttivo potrà continuare ad essere socio di AIRA.
x. I membri del Consiglio Direttivo, consapevoli della serietà delle riunioni, sono tenuti a non divulgare notizie e fatti emersi. Questo divieto vale per tutte le persone eventualmente presenti.
xi. Il quorum costitutivo lo si ha con la presenza, anche tramite delega, di almeno la metà più uno dei membri del Consiglio Direttivo, ivi incluso il Presidente.
xii. Le decisioni vengono prese (ad eccezione di quanto previsto all’art. 5) a maggioranza relativa con voto palese esprimibile in qualsiasi modo faccia trasparire l’intenzione del membro (es. anche tramite chat di messagistica istantanea).
xiii. Seguono i medesimi principi le riunioni del Comitato Esecutivo eventualmente delegato dal Consiglio Direttivo ai sensi dell’art. 11 commi 6 e 7 dello Statuto.
xiv. Il Segretario Nazionale ha il diritto di presenziare, anche nella persona di un socio da egli delegato, alle riunioni dei Comitati Esecutivi per redigerne verbale.
Art. 4
Comitati esecutivi
i) Per l’espletamento delle funzioni previste all’art. 11 comma 7 dello Statuto, il Consiglio Direttivo può delegare uno o più Comitati Esecutivi.
ii) Ogni membro del Consiglio Direttivo ha la facoltà di proporre la costituzione di un comitato esecutivo.
iii) La proposta di costituzione di un Comitato Esecutivo, redatta in carta semplice ed avanzata da un membro proponente del Consiglio Direttivo, deve contenere:
• Una indicazione della natura del comitato, tenendo presenti i limiti di funzione previsti all’art. 11 comma 7 dello Statuto;
• Un elenco sommario delle funzioni che verranno eseguite dal Comitato Esecutivo costituendo;
• Un elenco dei soci già consenzienti e disponibili a far parte del Comitato Esecutivo costituendo.
iv) La costituzione del Comitato proposto avviene con votazione a maggioranza semplice con voto palese da parte del Consiglio Direttivo.
v) Qualsiasi Comitato Esecutivo non può includere, né in fase di costituzione né durante la sua attività, più di cinque membri.
vi) Alla prima riunione del Comitato Esecutivo, i membri dello stesso nomineranno un “responsabile”, il quale si incaricherà di coordinare le attività dei membri del Comitato da egli diretto. La prima riunione deve avvenire entro 15 giorni dalla costituzione del Comitato Esecutivo.
vii) Il Comitato Esecutivo si riunirà in qualsiasi momento il “responsabile” lo terrà opportuno, il quale avviserà i rispettivi membri anche attraverso strumenti telematici (es. chat, e-mail, ecc.) purché della presenza dei membri il responsabile ne riceva conferma scritta. Il “responsabile” avrà il dovere di organizzare tali riunioni ad orari consoni e, per quanto possibile, convenienti per tutti i facenti parte.
viii) Delle riunioni di un Comitato Esecutivo ne deve essere avvisato il Segretario Nazionale, il quale parteciperà al consesso redigendone opportuno verbale. Il Segretario Nazionale potrà delegare la sua presenza a qualsiasi socio egli conferisca delega scritta.
ix) Le decisioni del Comitato Esecutivo verbalizzate dal Segretario Nazionale hanno piena efficacia nel momento in cui vengono firmate dal “responsabile”.
x) I membri di un Comitato Esecutivo assumono un obbligo morale di partecipazione costante nei confronti dell’Associazione. Qualora un membro di Comitato Esecutivo non porti a termine l’attività liberale da egli assuntasi e/o non partecipi alle riunioni del Comitato di appartenenza per più di tre volte anche non consecutive nel corso di una annualità, viene considerato di diritto dimissionario dal Comitato di appartenenza. L’eventuale nuovo membro entrante deve essere ratificato a maggioranza semplice dal Consiglio Direttivo.
xi) Vista la loro funzione di supporto alle attività del Consiglio Direttivo, i membri dei Comitati Esecutivi sono dispensati dal chiedere l’autorizzazione alla spendita del nome e dell’emblema sociale, in deroga all’art. 5.2, ii comma, lett. a) del presente Regolamento. I membri, tuttavia, saranno personalmente responsabili delle dichiarazioni e dell’uso che faranno del nome e dell’emblema associativo.
xii) Lo scioglimento di un Comitato Esecutivo può avvenire per proposta motivata di un membro del Consiglio Direttivo, e deve essere votata a maggioranza semplice con voto palese dal Consiglio Direttivo stesso. Lo scioglimento di un Comitato Esecutivo lo si ha anche nel momento in cui tutti i relativi membri abbandonano e non vengono sostituiti dal Consiglio Direttivo entro 30 giorni dal giorno di dimissione dell’ultimo membro.
Art. 5
Gestione Progetti ed Eventi Sociali
i. L’Associazione persegue le attività di interesse generale di cui all’art. 5 comma 2 dello Statuto.
ii. L’Associazione mira ad espletare le attività di interesse generale perseguite attraverso, inter alia, i progetti e gli eventi sociali menzionati all’art. 5 comma 3 dello Statuto.
iii. L’Associazione si può avvalere di sedi operative territoriali al fine di semplificare la gestione in loco di tali progetti ed eventi.
Art. 5.1
Progetti ed Eventi che Involgono Flussi Economici/Finanziari
i. Per la realizzazione di progetti ed eventi sociali che involgono flussi economici/finanziari, le sedi operative territoriali devono seguire la seguente procedura.
a) Proposta: nel momento in cui, a seguito del recepimento di un bisogno da parte della platea locale, le sedi operative territoriali elaborano un progetto/evento che prevede flussi economici/finanziari, queste lo possono proporre per l’approvazione al Consiglio Direttivo.
La proposta, pena nullità, deve essere presentata attraverso il “modulo di proposta” reso disponibile alle varie sedi.
La proposta contiene:
(i) una succinta spiegazione della natura del progetto/evento;
(ii) una succinta indicazione del valore di cui l’Associazione beneficerebbe in caso di approvazione del progetto/evento;
(iii) l’indicazione del team incaricato alla realizzazione del progetto/evento, e;
(iv) un prospetto finanziario delle entrate e delle uscite, avendo cura di specificare ogni voce nella sua natura.
Le uscite prospettate devono essere adeguatamente accompagnate da preventivi.
Le entrate prospettate, se derivanti da donazioni, devono essere adeguatamente accompagnate da allegazioni che facciano desumere l’effettivo animus donandi da parte del soggetto che intende compiere la liberalità.
b) Notifica: la proposta di un qualsiasi progetto/evento deve essere notificata dal competente Rappresentante Regionale al Segretario Nazionale via e-mail. Al suo recepimento, il Segretario Nazionale darà conferma della notifica, ed eventualmente inviterà il Rappresentante Regionale ad integrare la domanda entro 14 giorni qualora venissero riscontrati vizi o incompletezze espositive. Nel momento in cui la proposta è documentalmente istruita in tutte le sue parti, il Segretario Nazionale formalizzerà la richiesta di approvazione del progetto/evento informandone, lo stesso giorno, il Presidente;
quest’ultimo si preoccuperà di convocare il Consiglio Direttivo per la relativa delibera entro giorni 15 dalla ricezione della proposta.
c) Delibera: il Consiglio Direttivo delibera a maggioranza semplice sull’approvazione o diniego di ognuna delle proposte ricevute, in considerazione (i) delle disponibilità finanziarie dell’Associazione, (ii) dell’impegno economico richiesto all’Associazione per lo svolgimento del progetto/evento, e (iii) dei benefici che il progetto/evento apporterebbero all’Associazione.
In caso di delibera di rigetto alla proposta, il Segretario Nazionale ne darà atto via e-mail al Rappresentante Regionale istante, motivando le ragioni di fatto che hanno portato all’esito, ed allegando verbale del Consiglio Direttivo.
d) Team progetto: in caso di delibera di accoglimento della proposta, il Segretario Nazionale ne darà prontamente atto al Rappresentante Regionale. Nella sua qualità, quest’ultimo assumerà l’incarico di coordinare tutte le attività propedeutiche alla realizzazione del progetto/evento secondo le specifiche indicate nella proposta, assumendo responsabilità dell’incarico; nonostante il Presidente conferirà a quest’ultimo apposito mandato di rappresentanza al fine del completamento del progetto in nome e per conto dell’Associazione, il Rappresentante Regionale rimane personalmente responsabile dei danni derivanti da obbligazioni assunte oltre il proprio mandato e/o disattendendo la delibera di approvazione del Consiglio Direttivo.
e) Feedback: il Rappresentante Regionale informa via e-mail il Segretario Nazionale dello svolgimento dei lavori ogni 30 giorni solari. Quest’ultimo ne informa, via e-mail, il Consiglio Direttivo.
Al termine del progetto, il Rappresentante Regionale responsabile redige apposita nota conclusiva, nella quale vengono succintamente riportati i risultati raggiunti rispetto la proposta originaria di cui al punto a), e nella quale vengono puntualmente indicate le spese e le entrate consuntive inerenti il progetto.
Art. 5.2
Progetti ed Eventi che non Involgono Flussi Economici/Finanziari
i. Per la realizzazione di progetti ed eventi sociali che non involgono flussi economici/finanziari, è disposta una procedura sgravata.
ii. Nella fattispecie, le sedi operative territoriali devono seguire la seguente procedura.
Avviso: nel momento in cui le sedi operative territoriali abbiano intenzione di organizzare un progetto che non prevede flussi economici/finanziari, oppure qualora talune sedi vengano invitate a partecipare ad eventi senza che la presenza preveda costi per l’Associazione, queste possono darne opportuno avviso al Consiglio Direttivo affinché autorizzi tali iniziative ed acconsenta la spendita del nome associativo.
a) Notifica: L’avviso deve pervenire sottoscritto dal/i Rappresentante/i Regionale/i interessato/i al Segretario Nazionale presso l’indirizzo e-mail della segreteria.
Il Segretario Nazionale, entro 24 ore, inoltrerà l’avviso via messagistica istantanea a tutti i membri del Consiglio Direttivo per la relativa delibera.
c) Delibera: Entro e non oltre 24 ore dall’invio di detto avviso ai membri del Consiglio Direttivo, questi delibereranno a maggioranza semplice, e secondo il quorum costitutivo previsto da Statuto, sul progetto o la partecipazione delle sedi operative territoriali tramite messaggio su applicazione di messaggistica istantanea con risposta: “approvo” o “non approvo”.
Il criterio principale di approvazione o diniego segue quello dei benefici che il progetto o partecipazione a un evento, proposto dalle sedi operative territoriali, apporterebbero all’Associazione.
All’esito della votazione, entro ulteriori 24 ore, il Segretario Nazionale raccoglierà tutte le risposte pervenute e le allegherà alla deliberà che egli redigerà, indicando minuziosamente i nomi dei membri del Consiglio Direttivo (i) a favore, (ii) contrari, e (iii) astenuti, e così comunicandone l’esito al soggetto istante. La delibera è firmata dal Segretario Nazionale.
Art. 6
Collegio dei Probiviri
ix. Il Collegio dei Probiviri si riunisce, tempestivamente, quando viene convocato dal Consiglio Direttivo, a maggioranza semplice, o dalla maggioranza qualificata dei soci effettivi.
ii. I membri del Collegio dei Probiviri hanno il compito di decidere, quali Arbitri amichevoli e con dispensa da ogni formalità, su tutte le controversie tra soci che si ritenga di sottoporre al loro giudizio, sempre che vi sia una controversia avente ad oggetto argomenti sociali (ai sensi dell’art. 12 comma 3 dello Statuto)
ix. La convocazione deve avvenire per iscritto, previa delibera del Consiglio Direttivo assunta a maggioranza semplice con voto palese, oppure presso raccolta di adesione formulata e raccolta da un proponente (in maniera verificabile) e notificata al Segretario Nazionale.
ix. Della notifica della convocazione se ne occupa il Segretario Nazionale, che la farà pervenire via e-mail a tutti i membri del Collegio.
ix. Le riunioni del Collegio dei Probiviri vengono dirette dal Presidente Nazionale supportato dal Segretario Nazionale, che redigerà il verbale della convocazione del Collegio.
ix. In caso di assenza del Presidente Nazionale, presiederà un Vicepresidente (ovverosia Rappresentante Regionale) non in palese conflitto di interessi con la materia del contendere. Nella stessa maniera, presiederà un Vicepresidente in caso la materia del contendere sia inerente al contegno del Presidente Nazionale.
vii. Tutti i membri del Collegio dei Probiviri hanno il dovere di intervenire alle riunioni del Collegio, salvo le assenze previamente giustificate.
viii. Nei casi di accumulo di una o più di tre assenze ingiustificate, anche non continuative, si è soggetti al provvedimento del richiamo scritto da parte del Collegio dei Probiviri. Il reiterarsi dell’infrazione attribuisce al Collegio dei Probiviri la facoltà di procedere al licenziamento del membro dall’incarico.
ix. Il probiviro licenziato è sostituito con un Probiviro reggente nominato motu proprio dal Presidente Nazionale, e da ratificarsi od eventualmente rivotarsi all’Assemblea Nazionale temporalmente più prossima.
Art. 7
Disposizioni Finali
i. Il presente regolamento entra in vigore al momento della costituzione di AIRA.
ii. Dopo la costituzione il Consiglio Direttivo può modificare, integrare, o abrogare (nei limiti imposti dallo Statuto) il presente regolamento a maggioranza semplice, con voto palese, e con quorum costitutivo imposto a 50% più 1 degli venti diritto.
iii. Le proposte di modifiche, integrazioni o abrogazioni successive al presente regolamento devono essere esplicitamente menzionate all’Ordine del Giorno dell’assemblea del Consiglio
Direttivo e, dell’esito, ne deve essere dato verbale.
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Roma, addì ____/____/________
Il Presidente Sigla
Luciano Manunta
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Il Segretario Sigla
Nicolò Fava
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Il Tesoriere Sigla
Maurizio Chinappi
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Il Vicepresidente Sigla
Cosmo Reganato
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Il Vicepresidente Sigla
Tommaso Foscarini
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Il Vicepresidente Sigla
Fabrizio Coscia
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Il Consigliere Sigla
Domenico Minichino
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Il Consigliere Sigla
Nazario Altieri
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Il Consigliere Sigla
Francesco Galli
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Il Consigliere Sigla
Ivonne Tinari